Fonte: www.logisticaefficiente.it

Innanzitutto è necessario avere chiaro quali sono gli obiettivi del miglioramento continuo ed in quali ambiti si intende applicare con efficacia.

La strategia del miglioramento continuo (kaizen) è mirata al miglioramento per piccoli passi da farsi giorno dopo giorno, con continuità. La base del miglioramento/rinnovamento è quella di incoraggiare ogni persona ad apportare ogni giorno piccoli cambiamenti il cui effetto complessivo diventa un processo di selezione e miglioramento dell’intera Organizzazione.

Secondo l’approccio Kaizen, il coinvolgimento ad ogni livello di qualunque processo aziendale, comporta un aumento della produttività:

Presupposti necessari al coinvolgimento dei singoli alla realizzazione degli obiettivi sono:

Il ricorso ad una logica di Team Work per la costruzione dei processi aziendali
La formazione di Team Leader efficaci
Il potenziamento dei momenti di ascolto tanto interni quanto esterni
L’implementazione di riunioni periodiche dedicate al miglioramento che avvengono a cadenze periodiche prestabilite a livello di team
Il più importante principio ispiratore del Kaizen è lo sviluppo delle tecniche di problem solving che si concretizzano attraverso lo strumento operativo meglio conosciuto come Diagramma di Ishikawa ovvero diagramma a lisca di pesce. L’efficace contributo del Diagramma di Ishikawa è quello di essere quasi l’unico strumento operativo di analisi delle relazioni causali dei fenomeni che lo porta ad essere definito anche Diagramma Causa Effetto.

Il Kaizen prescrive anche un continuo ricorso al sistema dei suggerimenti. Il sistema dei suggerimenti, con l’applicazione del Kaizen diventa sistemico e diffuso. Ai classici strumenti di monitoraggio della Customer Satisfaction, il Kaizen affianca un sistema di suggerimenti interno all’organizzazione. I vantaggi pratici derivanti dallo stimolo della voce dei dipendenti possono essere sinteticamente riassunti in:

raccolta delle informazioni direttamente dai fruitori dei processi e sviluppo del miglioramento degli stessi dal basso all’alto;
sviluppo del senso di appartenenza del dipendente e riconoscimento del valore da parte dell’azienda;
L’applicazione di quanto sopra descritto porta importanti risultati di coinvolgimento e di motivazione se accompagnato da efficaci forme di feedback.

Il feedback è fondamentale perché rende immediatamente visibile il risultato o l’effetto delle azioni attivate o proposte da ogni singola persona. Ecco perché la presenza di tabelloni in ogni reparto dell’azienda che riportino giornalmente l’andamento dei kpi’s è requisito fondamentale per ottenere il massimo coinvolgimento possibile di tutte le risorse interessate.

Un interessante strumento che riassume tutti gli elementi fondamentali del miglioramento continuo è il C.E.D.A.C. (Cause Effect Diagram with Additional Card).

Il cedac è un tabellone che ripropone il diagramma causa/effetto al quale, in corrispondenza del ramo di interesse, ogni persona può applicare un cartellino che riporti il suggerimento che ritiene opportuno fornire.

Il suggerimento può essere una proposta di modifica di modalità operative o essere la segnalazione di una causa che solo chi opera direttamente sul campo può essere in grado di rilevare.
Ecco perché la colorazione dei cartellini dei suggerimenti dovrà essere distinta in due gruppi, quello appunto dei suggerimenti stessi e quello di segnalazione di cause.

Durante le riunioni periodiche il team work analizzerà le segnalazioni ricevute, le approfondirà, definirà le priorità e le modalità di applicazione, fornendo feedback diretti ai diretti interessati e quantificando (la forma grafica è sempre la più efficace) il miglioramento ottenuto.